La respuesta es sí. Nadie está exento de cumplir la normativa del Reglamento General de Protección de Datos, y esto incluye tanto autónomos como pymes o empresas más grandes. A pesar de esto, existe una carencia generalizada de conciencia en el caso de los autónomos y pymes al presuponer que como son pequeñas organizaciones, no necesitan llevar un cuidado tan estricto como otras organizaciones.
Nada más lejos de la realidad. Como ya hemos indicado, cualquier profesional y organización deben acatar cada una de las normas del reglamento vigente por el simple hecho de que recibe, gestiona y genera documentos con datos confidenciales, como son como facturas o contratos.
Dos de las cuestiones en las que suelen fallar las pymes son la destrucción de datos por un lado y el tiempo máximo establecido para guardar y disponer de diferentes documentos, por otro. Y tanto una como otra cuestión precisan de una atención específica.
La destrucción de documentos en pymes.
Nuestra recomendación está clara. La mejor opción para evitar riesgos y posibles sanciones es destruir los documentos allí donde se producen, es decir, en nuestro lugar de trabajo, y en el momento adecuado. El momento adecuado será cuando marque la ley según el tipo de documento o cuando ya no nos resulte útil.
Elegir una destructora de documentos es sencillo si tenemos claras algunas cuestiones como cuál es el nivel de seguridad que necesitamos (según el tipo de soporte y el tipo de datos que contenga el documento) y cuántas personas van a utilizarla habitualmente. Si quieres que te orientemos en este aspecto, puedes rellenar el siguiente formulario.
¿Cuánto tiempo debemos guardar los documentos?
La obligación de conservar la documentación depende del tipo de documento en cuestión y viene determinada tanto por el Reglamento General de Protección de Datos como por normativas, como son la normativa fiscal, mercantil o laboral.
Vamos a ver algunos ejemplos:
Los registros de horas de los trabajadores deben guardarse durante cuatro años.
En el caso de facturas, el tiempo de almacenamiento antes de su destrucción, también es de 4 años.
Los libros de contabilidad, justificantes y otra documentación de este ámbito, se almacenarán debidamente durante seis años.
Por último, según La Ley General Tributaria, si en un ejercicio nuestra empresa ha presentado perdidas, se deberá almacenar toda la documentación relativa durante un plazo de 10 años.