Reglamento General de Protección de Datos y Recursos Humanos

El Reglamento General de Protección de Datos debe aplicarse en todos los departamentos de una empresa y organización, sin excepción. En el post de hoy vamos a tratar en concreto la aplicación de normativa y medidas de seguridad de protección de datos en los departamentos de Recursos Humanos.

Según un estudio de cierta empresa del sector, 6 de cada 10 trabajadores de departamentos de gestión de personal o recursos humanos considera que debería realizarse una mejora en la protección de datos, no solo a nivel digital sino también a nivel analógico. Es decir, una mejora en la gestión de la documentación en papel que debe eliminarse, que se deja a la vista, sistemas de archivo, etc.

Los documentos con datos sensibles con los que se trabaja en estos departamentos son los siguientes, entre otros:

●  Curriculums vitae y otro tipo de documentación como títulos académicos, cartas de recomendación… propios de los procesos de selección de personal.

●  Altas y bajas laborales, cartas de despido o de renuncia, nóminas.

●  Contratos de trabajo antiguos y actuales.

●  Certificados de empleo.

●  Tarjetas de sellar caducadas.

●  Contratación de beneficios sociales como seguros de vida o planes de pensiones.

●  Bajas y altas médicas.

Cada uno de estos documentos recibe un tratamiento diferente según la normativa. Por ejemplo, en el caso de los curriculums vitae, la normativa nos dice que debemos conservarlos durante 2 años y después eliminarlos  o solicitar de nuevo por escrito el consentimiento al titular.

¿Cómo debe ser una destructora de papel para un departamento de recursos humanos?

En primer lugar, debemos tener claro que se necesitará un nivel de seguridad P4 o superior. Como ya sabemos de post anteriores, el nivel de seguridad P4 se recomienda para los soportes de datos especialmente sensibles y confidenciales. Una hoja de tamaño DIN A4 queda reducida a unos 390 trozos de unos 3,9 o 4,5 x 30mm cada uno después de pasar por una destructora de papel con este nivel de seguridad.

El segundo paso para elegir la destructora de papel será tener en cuenta el número de trabajadores con los que cuenta ese departamento de recursos humanos en concreto. Por último, saber que cantidad de hojas necesitamos destruir de una sola pasada.

Algunas propuestas.

Para un departamento de recursos humanos de 1 hasta 5 personas y buscando una potencia de corte de 12 a 14 hojas de un gramaje de 80, podemos elegir la destructora HSM SECURIO AF300 con sistema de alimentación automática y recipiente de recogida extraíble para que el vaciado y reciclaje del papel destruido sea muy sencillo. Este modelo, además de papel, también destruye tarjetas de crédito o tarjetas de personal  y cds.

Si el departamento en cuestión es más grande, con un número de empleados 5 a 8, podemos optar por una SECURIO B34. Destruye de 19 a 21 hojas de 80 gramos/m2 a la vez, las que reduce a partículas de 4,5 x 30 mm.

Si quieres más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros aquí.