Ventajas y Desventajas de la Destrucción de Datos en la Empresa.

Ante la cuestión de la destrucción de datos, cualquier empresa debe tomar una decisión y elegir entre los diferentes recursos a su alcance. La decisión principal es externalizar o no la destrucción de datos. Es decir, que la propia empresa lleve a cabo la destrucción o que otras empresas realicen este trabajo por ellos.

Nuestro consejo profesional es optar por la primera opción: encargarnos personalmente de la destrucción de papeles, soportes informáticos, tarjetas y demás, y en el post de hoy os vamos a contar el motivo y las ventajas y desventajas de esta decisión.

En primer lugar, debemos tener claras dos cuestiones:

1. La empresa sigue siendo responsable de los datos, incluso si dicha empresa externa dedicada a la destrucción de datos no realiza su cometido de manera adecuada y comete fallos.
2. Los soportes de datos deben ser destruidos de manera regular. Esto quiere decir que es una cuestión que debemos atender al menos 1 o 2 veces al mes, según el volumen de datos y trabajo de cada empresa.

Teniendo en cuenta estas dos cuestiones, consideramos que la destrucción de documentos por y en la empresa es la mejor opción por los siguientes motivos o ventajas:

– La documentación, sea cual sea su soporte, se destruyen en el mismo lugar donde se generan. Esto ayuda a eliminar casi al mínimo la posibilidad de que se produzca un acceso no autorizado a esa información.

– Destruir datos en el mismo lugar de trabajo nos da la posibilidad de deshacernos de ellos justo en el momento en el que decidimos que ya no nos resultan útiles o cuando haya llegado el momento de eliminarlos, según marca la ley. Esto nos evita la acumulación de papeles, memorias usb y otros soportes de datos inútiles.

– No es necesario llevar a cabo tareas de búsqueda y negociación con proveedores ni su supervisión para garantizar el cumplimiento de contrato.

– No es necesario archivar los protocolos y certificados que nos garantizan la correcta destrucción.

– Estamos expuestos a subidas de precio, cese de servicios y otras cuestiones que no son controlables por parte de la empresa.

Las desventajas también deben tenerse en cuenta, aunque son mínimas frente a otras posibilidades.

– En primer lugar, se debe hacer la inversión de comprar una destructora de documentos. Este importe será más o menos elevado según el nivel de seguridad necesario y la potencia de cada modelo. La realidad es que es un desembolso económico que solo se realiza una vez.

– Si así se prefiere, se debe adquirir bolsas de plástico o cajas de cartón para la papelera, que deberá vaciarse cuando esté llena.

– Se debe adquirir aceite para la unidad de corte, que se pondrá de manera ocasional.

¿Ya has decidido cuál es la mejor opción para tu empresa? Si sigues teniendo dudas, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros. ¡Te esperamos!